Conditions Générales de Participation au Méga Vide Dressing du 31 mars 2019

Conditions Générales de Participation

Conditions générales

Les présentes Conditions Générales de Participation s’appliquent à toute réservation passée par un exposant portant sur des prestations proposées par l’a.s.b.l. SHAMBHALA (ci-après, “l’organisateur”) pour participer aux événements qu’elle organise dont le « Méga Vide Dressing » du 31 mars 2019.

Le fait de passer commande induit l’acceptation expresse par l’exposant(e) des présentes conditions générales de participation.

Admission

Seules les demandes de participation entièrement remplies et validées pourront être prises en considération.

Pour être confirmées, elles devront être suivies du paiement total de la réservation.

Les demandes de participation sans paiement ne seront pas prises en considération.

Nonobstant le paiement de la commande, sa facturation ou son encaissement, l’admission du demandeur demeure soumise à un examen succin préalable.
En cas de refus, cette décision sera notifiée au demandeur ou à sa société par l’a.s.b.l. SHAMBHALA et la somme déjà versée seront remboursée.

Par contre cette somme est perdue pour l’exposant si le demandeur retire sa participation (voir section désistement).

L’admission est prononcée par le mail de confirmation envoyé par l’a.s.b.l. SHAMBHALA.

À ce titre, compte tenu des contraintes imposées par le placement des exposants, l’organisateur se réserve le droit d’établir le plan d’implantation et de décider de l’emplacement des exposants.

Si le quota des exposants est atteint, les nouvelles candidatures seront mises sur une liste d’attente et les paiements éventuels seront remboursés.

Les demandes en liste d’attente seront définitivement supprimées 48 heures avant l’évènement.

Les exposants privés ou professionnels sont soumis aux règles en matière fiscale. Pour se faire, ils  recevront une facture en bonne et due forme.

En acceptant les C.G.P., l’exposant atteste sur l’honneur qu’il se soumet à la réglementation fiscale belge ou à celle de son pays d’origine.

Désistement

Le versement de la participation à l’évènement constitue un engagement ferme.

Tout désistement ne pourra donner droit à un quelconque remboursement au-delà de la date limite d’inscription, soit quinze jour avant la date de l’événement.

Si l’exposant n’a pas occupé son emplacement au cours de la manifestation, et ce, d’autant plus, sans prévenir l’organisation, il ne pourra pas compter sur un quelconque remboursement.
En cas de désistement de l’a.s.b.l. SHAMBHALA, l’intégralité des paiements et arrhes versés par l’exposant seront reversés. Aucun dédommagement supplémentaire autre ne sera versé de la part de l’organisateur ; de plus l’exposant s’engage à renoncer à toute poursuite allant en ce sens.

Exécution de la réservation

La réservation est exécutée selon les informations portées par le client sur le formulaire de demande participation en ligne.

Toute modification de la commande fera l’objet d’un nouveau formulaire d’inscription qui effacera le précédent.
L’a.s.b.l. SHAMBHALA se réserve le droit de ne pas procéder à l’exécution des prestations demandées si celles-ci ne satisfont pas la législation en vigueur. Dans cette hypothèse, l’a.s.b.l. SHAMBHALA en informera le client et la commande sera suspendue jusqu’à réception d’informations complémentaires.
L’a.s.b.l. SHAMBHALA est soumise à une obligation de moyen et non de résultat. De ce qui précède, l’a.s.b.l. SHAMBHALA ne saurait-être tenue pour responsable en cas de ventes insuffisantes et de chiffre d’affaire pas assez élevé.
Les réclamations relatives à l’exécution des prestations doivent être formulées par mail à l’a.s.b.l. SHAMBHALA (shambhala.asbl@gmail.com) avant la fermeture de la manifestation au public. Aucune réclamation ne sera reçue après cette date.

Facturation et paiement

L’a.s.b.l. SHAMBHALA n’étant pas assujettie à la T.V.A., tous les tarifs sont hors T.V.A.
En cas de non-paiement  à l’échéance, l’a.s.b.l. SHAMBHALA se réserve le droit de disposer de l’emplacement concédée et/ou sera en droit d’interdire à l’exposant d’occuper son stand au cours de la manifestation.

Prises de vue

L’exposant autorise expressément et à titre gracieux, l’a.s.b.l. SHAMBHALA :
À réaliser, s’il le souhaite, des photos et ou des films le représentant ainsi que les membres de son équipe seulement avec leur autorisation préalable, de même que les produits exposés sur son stand.
À utiliser librement ces images sur tous supports, notamment publicitaire, et ce sans limitation de durée.
À citer et à reproduire gracieusement sa marque ou dénomination sociale, comme référence commerciale pour les besoins de sa communication, sur tout support, et ce sans limitation de durée.

Responsabilité et Assurance

Le matériel prêté et installé reste la propriété du Collège Saint-Servais, et/ou de l’a.s.b.l. SHAMBHALA. L’exposant est tenu responsable de toute détérioration ou disparition pouvant affecter ledit matériel.
En cas de détérioration ou de disparition du matériel mis à sa disposition, l’exposant sera redevable de tous les frais de réparation dudit matériel ou de son remplacement ainsi que de tout préjudice immatériel qui en découlerait, notamment celui de son indisponibilité.
L’exposant est seul responsable des objets et de tous autres biens qu’il propose sur son stand. Il doit en assurer la sécurité et assumera l’entière perte en cas de vol, bris ou toutes autres dégradations.
L’exposant convient de tenir à couvert et de relever l’a.s.b.l. SHAMBHALA de dommages, réclamations, de frais de jugement et de frais judiciaires résultant de la perte, du dommage ou du vol des biens ainsi que des blessures ou de décès de personnes relatifs à l’utilisation des ses biens et de ceux mis à sa disposition pour la durée de l’événement.

Règlement intérieur

La participation au « Méga Vide Dressing » est tributaire de l’approbation et du respect sans condition du présent règlement.
2) Le « Méga Vide Dressing » est organisé par l’a.s.b.l. SHAMBHALA, selon les lois en vigueur les y autorisant.
3) La participation au « Méga Vide Dressing » est subordonnée à l’acceptation et au respect sans condition ni réserve du présent règlement.
4) Si la manifestation n’avait pas lieu pour cause de force majeure, les organisateurs ne pourraient en être tenus responsables et les exposants s’engagent à ne réclamer aucune indemnité.
5) Les organisateurs se réservent le droit de refuser l’accès à l’évènement ou d’en expulser toute personne dont le comportement justifierait, selon eux, une telle action.
6) Les horaires d’ouverture au public sont de 10h00 à 16h00 le samedi et le dimanche.

Stands

7) Seuls les dossiers complets, parvenus aux organisateurs dans les délais prévus, seront pris en considération (dans la mesure des places disponibles). Un dossier est considéré comme complet s’il comporte le bulletin d’inscription dûment rempli, la preuve bancaire du paiement sur le compte de l’a.s.b.l. SHAMBHALA et la connaissance des « Conditions Générales de Participation »,
8) Tout participant qui occupe un emplacement, s’engage à faire la publicité du « Méga Vide Dressing », et ce, avec les moyens dont elle dispose (de bouche à oreille, site web, forum, revue amateur etc.)
9) Les organisateurs se gardent le droit de refuser l’accréditation d’un stand sans pour autant avoir à se justifier. Les demandes ne sont prises en compte que dans la mesure de la place disponible.
10) L’emplacement des stands est géré par les organisateurs, en essayant de tenir compte des souhaits sur la base du “premier inscrit, premier à choisir” ou de certains conditions particulières soumises préalablement aux organisateurs.
11)  L’obtention d’un emplacement ainsi que le paiement de celui-ci doivent être confirmés par les organisateurs, et ce, par courriel.

Assurance et détériorations

12) Les exposants s’engagent à s’assurer pour les dommages qu’ils pourraient occasionner à des tiers ainsi que pour les pertes, vols, destructions ou détériorations de leurs matériels et objets, ce dont les organisateurs ne pourraient, en aucun cas, être tenus responsables même en dehors des heures ouvrées du « Méga Vide Dressing ».
13)  Si un exposant est reconnu responsable de dégradations des locaux ou de leur contenu, l’ensemble de celles-ci sera mis à sa charge. Le devis et le montant réclamé seront envoyés par lettre recommandée.

Installation / désinstallation

14) Tous les emplacements devront être complètement aménagés au plus tard pour l’ouverture au public, dimanche à 10h00. Les exposants devront désinstaller leur emplacement dimanche au plus tard à 16h00.

Les horaires d’arrivée seront précisés par un dernier mail envoyé au moins 4 jours avant la date de la manifestation.

La caution ne sera restituée que si l’exposant ne quitte pas son emplacement avant l’heure et fermeture sauf autorisation préalable par les organisateurs.

Sécurité et nettoyage

15) Les exposants sont tenus de respecter les mesures de sécurité du « Méga Vide Dressing ». Ils doivent notamment respecter les emplacements et dimensions des emplacements fournis ainsi que la disposition des tables.
16) Le nettoyage général des allées du « Méga Vide Dressing » est assuré par les organisateurs. Le nettoyage de chaque stand doit être assuré par l’exposant.

La caution ne sera restituée que si l’exposant nettoie son emplacement avant son départ.

Tenue des stands

17) Les vêtements et accessoires doivent être propres et présentables (vêtements repassés et sans tâches, accessoires en bonne état, …)
18) L’affichage sauvage est strictement interdit et peut se voir sanctionner.
19) Les emplacements peuvent se livrer à toutes activités, dans la mesure où ceux-ci ne vont pas à l’encontre d’un des articles de ce règlement ou des consignes de sécurité, et qu’elles ne dérangent pas les stands voisins. Aucun fond musical n’est autorisé durant l’évènement au risque de payer les droits à la Sabam.
20) Les appareils audio et vidéo sont autorisés dans la mesure où ils sont branchés sur casque. Les nuisances sonores seront sévèrement sanctionnées.
21) Les exposants peuvent autoriser, à titre gracieux, les organisateurs à réaliser s’ils le souhaitent des photos ou des films les représentant, eux et leurs produits exposés, et à utiliser librement ces images, et ce, sans limitation de durée. En cas de refus de leur part, aucun photo ni vidéo ne sera prise.
22) Le stand doit être occupé en permanence pendant les heures officielles d’ouverture aux visiteurs.
23) Les exposants s’engagent à ne présenter que des produits ou matériels conformes à la réglementation belge ou européenne, sauf, le cas échéant, à ce qu’il soit clairement indiqué, au moyen d’une affiche, leur non-homologation. Ils en assument l’entière responsabilité vis à vis des tiers, la responsabilité de l’organisateur ne pouvant, en aucune façon, être engagée de leur fait. Aucune contrefaçon n’est admise.
24) Dans le cadre de la loi contre le tabagisme, il est interdit de fumer sur l’ensemble des locaux du « Méga Vide Dressing ».
25) L’introduction d’animaux, quels qu’ils soient, est strictement interdite.
Tout manquement à l’un des articles de ce règlement est passible de l’exclusion du « Méga Vide Dressing » sans qu’aucun dédommagement ne puisse être réclamé par l’expulsé.
26) Tout litige survenant dans l’exécution du présent règlement sera de la compétence des Tribunaux de Liège qui appliqueront la loi belge, le texte en langue française du présent règlement faisant foi.